이번 칼럼에서는 업무용 차량 사용비 경비처리의 올바른 방법에 대해 알아보겠습니다.
개인사업자나 급여 생활자의 경우에는 업무에 관련해 사용된 차량비용 경비처리 방법에는 Cents per Km 방법과 Log Book 방법 두가지가 있습니다.
Cents per Km 방법은 최대 5,000 km까지 업무관련 비용처리 할 수 있으며, 연료비 영수증 등의 문서상의 증거서류를 보관할 필요 없습니다. 2021-22회계년도에는 1 Km 당 72 Cents 그리고 2022 – 23 회계년도에는 1 Km 당 75 Cents의 경비를 처리할 수 있습니다.
운행일지를 써서 자동차 사용비용을 처리하는 Log Book Method는 총 차량사용 용도에서 업무관련사용 비율을 계산해서 차량 운영비용과 감가상각 비용을 계산하는 방법입니다. 업무사용 비율을 계산하기 위해서는 최소12주 동안 기록한 주행기록과 운행내역을 기록한 운행일지가 필요합니다. 이 방법 사용시에는 차량 연료비 영수증 등 모든 차량관련 비용 증거서류들을 보관해야 합니다.
회사나 트러스트 소유의 차량일 경우에는 개인사업자와는 달리 일단 감가상각을 포함한 모든 차량관련 비용을 그 회사나 트러스트에서 100% 경비처리 하게 됩니다. 하지만 그 자동차를 개인적으로 사용한 부분에 대해서는 회사나 트러스트에 Car Fringe Benefits Tax가 부과됩니다. 이러한 Car FBT를 계산하는 방법에는 차량가격에 대해 정해진 일정한 과세기준을 쓰는 Statutory 방법과 운행일지를 기록하여 비즈니스와 개인 사용을 구분하여 계산하는 Operating Costs 방법이 있습니다.
Statutory 방법은 차량운영 관련 비용에 대한 자료 준비가 간단하고, 실제 차량의 운행일지를 요구하지 않기 때문에 회사차를 개인적으로 많이 사용할 때 또는 차량가격이 저렴할 때 유리합니다.
반면에 차량 운행일지를 이용하는Operating Costs 방법은 회사차량의 업무용 사용부분이 많을 때 좋습니다. 하지만 운행일지를 작성해야 하며 차량관련 비용을 세부적으로 분류하여 기록 보관해야 하기 때문에 Statutory 방법 보다 사용하기 불편할 수도 있습니다. 하지만 이런 불편함을 감수할 수 있다면 차량의 업무용 사용이 많고 차량가격이 높을 경우에 효과적입니다.
사업체의 차량관련 경비처리에 대해서는 먼저 차량 구입 전에 회계사에게 자문을 받기 바랍니다.